Stoppa tidstjuven – organisera din mail

Måns Nilsson

Mailen är ett oumbärligt redskap för de flesta av oss. Den kan också vara en av arbetlivets värsta tidstjuvar. Ofta beror det helt enkelt på att din inkorg inte har någon särskild struktur, och att allt som kommer in upplevs som ungefär lika viktigt och brådskande.

Är det här din inkorg? Inte länge till!

Är det här din inkorg? Inte länge till!

När du nu går igenom alla mail som trillat in under semesterveckorna är det ett utmärkt tillfälle att skapa nya, goda mailvanor.

Mappar för varje typ av mail

Gör ett system med mappar där du delar in inkommande mail efter typ, eller vilken åtgärd de kräver av dig. Gör en mapp för nyhetsbrev och notiser, en för kvitton och bekräftelser på bokningar och köp, en för trams (roligheter som cirkulerar på kontoret eller i kompiskretsen), en för beställningar, och så vidare.

Med de flesta mailsystem kan du därefter kategorisera inkommande mail så att de direkt hamnar i rätt mapp.

Vissa mail kommer inte att passa i någon mapp, utan kommer att landa direkt i din inkorg som vanligt. Det är helt okej; det är förmodligen mail som ändå kräver att du agerar ganska snart. Du kommer få en mycket bättre överblick över dessa när allt som inte är akut placeras prydligt i egna mappar.

Investera lite tid – och spara massor

Att ordna det här systemet kommer att ta en bra stund, men det är ingenting mot hur många timmar du sedan kommer att spara på att ha rensat ut allt irrelevant från mailen.

  • Skapa en mapp eller en kategori för varje typ av mail du får. Det ger dig koll på vilka mail som du faktiskt behöver svara på just nu, och vad som kan vänta.
  • Ha som regel att rensa inkorgen varje dag innan du slutar jobba. Inga gamla surdegar ska ligga och vänta på dig nästa dag.
  • Avsätt en viss tid en eller ett par gånger i veckan då du går igenom mapparna med icke-akuta mail: betalar räkningar, svarar på inbjudningar, bokar möten och så vidare. Sådant brukar gå ganska fort när man gör allt i ett svep, istället för att du låter det avbryta dig gång på gång under arbetsdagen.