Bli en bättre chef genom feedback

Måns Nilsson

Som vi berättade i förra veckan visar aktuell forskning att svenska chefer tror att de lägger 40 procent av sin tid på att ge feedback, medan siffran i själva verket är två procent. Men hur blir du den återkopplande chef som medarbetarna vill ha?

Ge medarbetarna, och dig själv, tid att förbereda feedback.

Ge medarbetarna, och dig själv, tid att förbereda feedback.

Planera in feedback

Lars Einar Engström, entreprenör och föreläsare på IHM Business School med lång erfarenhet av ledarskaps- och organisationsutveckling, framhåller att en nyckel till god feedback heter tid. I dag går många chefer vilse i den rådande kvartalsekonomin och missar att prioritera sina medarbetare.

– Att vara chef handlar om att ge dina medarbetare tid, annars har du missförstått din uppgift. För att skapa ett riktigt samtal med sina medarbetare är det en bra början att tillsammans planera in två-tre samtal. Sedan är det både chefens och medarbetarens uppgift att förbereda sig inför dessa möten.

Avboka inte feedback-mötet!

Samtalen behöver inte vara långa. För erfarna medarbetare kan det räcka med 10 minuter, yngre kollegor kan behöva lite mer tid. Men de överenskomna tiderna ska prioriteras av chefen och inte bokas av.

Lars Einar Engström föreslår att samtalen mellan chef och medarbetare sker på en trygg och ganska informell plats på kontoret, som i varsin fåtölj utan bord emellan. Och absolut inte på chefens kontor, ”då blir det mer som att gå till doktorn”. Telefoner är inte heller välkomna.

Att ge konstruktiv feedback

Konstruktiv feedback handlar om att utgå från ett konkret exempel på vad någon gör i ett visst sammanhang, hur du upplever agerandet, vilket alternativ du föreslår och så avrunda med en öppen fråga; vad tror du om det? Här är också tid en avgörande framgångsfaktor, framhåller Lars Einar Engström.

– Var och en i samtalet ska ge feedback på den andre, var och en ska beskriva, specificera, vara konkret och tydligt fråga personen om hans eller hennes tankar kring det ni pratar om. Och när du ställer en fråga – vänta in svaret. Samtal är en process som tar tid.

 

Så ger och tar du bra feedback:

  1. Boka in samtal med dina medarbetare, gärna flera samtal åt gången. 
  2. Du och din medarbetare ska ge varandra feedback.
  3. Välj en informell plats och lämna mobilerna kvar på arbetsbordet.
  4. Förbered samtalet, tänk i förväg igenom situationer och agerande som du vill diskutera.
  5. Var konkret – på säljmöten har jag märkt att du… Utgå från din egen upplevelse, ta ansvar för det du säger. Avsluta med en fråga och lyssna på svaret.

Nästa vecka kommer fler tips och råd från Lars Einar Engström, håll utkik!

 

 

Text: Anne Hammarskjöld