Enkla åtgärder för effektiva möten

Måns Nilsson

meeting

Möten, för många en tidsfälla men ändå en oundviklig nödvändighet. Men det kan lätt bli så att både halva och hela arbetsdagar försvinner i ändlösa möten, möten som du egentligen inte kanske hade behövt vara med på. Så om du inte vill att detta ska äta upp mer av din arbetsdag än nödvändigt så kan det finnas anledning att se över er möteskultur. Kanske är det till och med läge att införa några riktlinjer i organisationen. Det kan göra så att du får mer tid över att också utföra dina arbetsuppgifter. Här kommer några snabba tips som hjälper dig med det.

 

1. Kom i tid
Och vänta inte på de som är sena. Börjar ni mötet på utsatt tid så kommer troligen de som brukar komma sent till möten lära sig att komma i tid.

2. Skicka ut agendan redan i mötesbokningen
Känner man till agendan så kan man komma förberedd till mötet. Det är extra viktigt om du är ansvarig för ett specifikt område på agendan. Då sparar man tid och kommer närmare målet med mötet snabbare.

3. Powerpoints
Långa Powerpointpresentationer kan suga energin ur vem som helst. Att bibehålla åhörares intresse i en Powerpoint är däremot en konst och ett sätt att lyckas med det är att minimera antalet slides, och förklara med bild och grafik hellre än text. Men allra bäst är att göra alla deltagare delaktiga genom livliga diskussioner.

4. Håll tiden kort
Ofta är det mötestiden som styr hur lång tid det tar att komma fram till det man ska. Bokar du möten på en timme så tar det en timme att avhandla agendan, men om du bokar du en halvtimme så hinner du ofta samma sak på halva tiden.

5. Alla måste bidra och alla måste ha en anledning att vara där
Att gå på möten utan att vara kopplad till agendan är bortkastad tid, så om du inte kan bidra med något som tar er närmare målet så finns det ingen anledning för dig att vara med.

6. Less is more
Bara de nödvändigaste personerna ska vara med. Det är ingen poäng med att ha publik som sitter som åhörare.

Det här är några enkla åtgärder som kan göra skillnad på din arbetsdag och få upp effektiviteten i organisationen. Det finns såklart mer att göra för den verkligt ambitiösa, men det här kan vara en bra start.